BLOG #1 : De SOM-formule

BLOG #1 : de formule SOM

Hoi allemaal,
Vanaf vandaag start ik met bloggen.
In mijn blogs behandel ik formules, tips & tricks of belangrijke weetjes.
Mijn blog is voor iedereen, van basis tot en met expert.

Mijn eerste blog gaat over de formule SOM, de meest gebruikte formule in Excel.
Belangrijk om te weten: als ik het heb over het “Bereik” dan bedoel ik het gebied waarin de gegevens staan.

Er zijn verschillende manieren om een SOM-formule te maken:

1) Autosom gebruiken

Zet je cursor onder het rijtje getallen
Ga in het Lint naar “Autosom”

De Autosom heeft nu de formule SOM ingevoegd en de gegevens geselecteerd.
Klik op Enter en de optelling is gemaakt

 

2) Functie invoegen

Zet je cursor onder het rijtje getallen
Ga in het Lint naar “Functies invoegen” net voor de formulebalk

Je krijgt nu het volgende venster. Selecteer bij categorie “Alles” en vul in de te zoeken functie SOM in en klik op Zoeken
Als het goed is staat SOM nu in het rijtje bij “Selecteer een functie”. Selecteer SOM en klik op OK.
In het volgende venster is reeds je bereik geselecteerd. In mijn voorbeeld B2:B4.
Zo niet, ga dan met de muis naar je werkblad en selecteer de gegevens die wilt optellen.

Klik op OK en de optelling is gemaakt

 

3) Rechtstreeks in de Formulebalk typen.

Klik met je muis in de formulebalk en type  =SOM(B2:B10)  en bevestig met Enter of klik links naast de formulebalk op het vinkje.

 

 

Tips & Tricks 1

Met de SOM-formule kan je ook meerdere bereiken optellen.
Bij optie 2 van hierboven zagen wij dit al. Onder het geselecteerde bereik (Getal1) kon je nog een bereik invullen (Getal2).
Maar in dit voorbeeld gebruiken wij de Autosum.
Ga ergens in je werkblad staan (bij voorkeur niet in een kolom waar al gegevens staan) waar je de optelling van de verschillende bereiken wilt hebben en klik op Autosum.
Druk nu de Ctrl-toets in en houdt deze ingedrukt.
Selecteer nu met je muis de bereiken die je op wilt tellen.
Laat de Ctrl-toets los en klik op Enter.
Nu zijn de bereiken opgeteld.
In de SOM-formule zie je nu dat de verschillende bereiken worden gescheiden door een ; (punt-komma).

 

Tips & Tricks 2

Stel je hebt een bereik met gegevens over meerdere regels en kolommen en je wilt deze optellen per kolom, per regel en het totaal.
Normaal zou je dan een optelling maken van een kolom en kopieer je deze naar de andere kolommen. Hetzelfde voor de regels.
Maar er is een snellere methode, met Autosum.

Selecteer je hele bereik inclusief een extra regel en kolom.
Klik vervolgens op Autosum.
Nu zijn alle regels en kolommen in 1 keer opgeteld. Het Totaal, hier 45, wordt bepaald door de som van de kolommen.

 

Tips & Tricks 3

In mijn werk als Interim Financial kom ik veel spreadsheets tegen waarin formules zoals de SOM-formule precies aansluiten op het bereik.
Indien er dan nieuwe gegevens toegevoegd moeten worden en hierdoor regels of kolommen toegevoegd dienen te worden, wordt niet altijd de SOM-formule (of andere formules) aangepast aan dit grotere bereik, waardoor foute berekeningen ontstaan.
De oplossing hiervoor is simpel.
Zorg ervoor dat je altijd een extra regel en kolom maakt tussen je gegevens en de (SOM-)formule en neem deze extra regel en kolom mee in je (SOM-)formule.
Excel voegt namelijk altijd regels boven de geselecteerde regel en voor de geselecteerde kolom.
Deze extra regel of kolom kan je dan kleiner maken zodat je deze niet per ongeluk gaat gebruiken voor invoer van gegevens en wordt je gedwongen boven deze regel een regel in te voegen of voor deze kolom een kolom in te voegen. In de afbeelding heb ik de extra regel en kolom kleiner gemaakt en een kleur gegeven.

Bij het invoegen van de nieuwe regels of kolommen zal de SOM-formule deze automatisch meenemen in de berekening en zijn je berekeningen nooit meer fout.
Ook voor de “Tips & Tricks 2” is dit geen probleem. Selecteer 2 extra regels en 2 extra kolommen en de SOM-formule wordt in de buitenste regel en kolom geplaatst.

 

Tips & Tricks 4

In aanvulling op Tips & Tricks 3, waarin het goed is om een extra regel en kolom toe te voegen zodat ingevoegde regels en kolommen automatisch meegenomen worden in de berekening, is het ook goed om de kopregel mee te nemen in je berekening, mits de kopregel niet een waarde is (bijvoorbeeld een serieel getal dat opgemaakt is als een datum).
De SOM-formule en ook andere formules kunnen namelijk niet rekenen met teksten, maar geven er ook geen foutmelding op.
Kijk maar naar dit voorbeeld waar de tekst gewoon tussen de getallen staan en onderaan de SOM-formule is gebruikt:

Maar waarom is het toevoegen van je kopregel in de berekening ook een goed idee?
Omdat, als je ook de kopregel meeneemt in je formule, het ook niet meer uitmaakt als je bovenaan je gegevens een regel toevoegt. Ook deze wordt dan meegenomen in je berekening. Je maakt zo eigenlijk een “gesloten systeem” waarin regels toegevoegd of verwijderd kunnen worden, zonder dat je je druk hoeft te maken of je berekening goed gaat. Dit voorkomt fouten!
In dit voorbeeld heb ik zowel de kopregel als de extra regel in mijn formule meegenomen:

Hetzelfde geldt voor de optelling van de kolommen. Ook hier kan je de kolom, die voor de gegevens komen, meenemen in de berekening. Ook hier geldt dat er dan geen waarden in die kolom moeten staan. Mogelijk kan je dit oplossen door de waarden met de tekst-functie om te zetten naar een tekst, maar nog wel een waarde te laten lijken (zie mijn volgende blog).

 

Mocht je zelf nog meer Tips & Tricks weten met de SOM-formule, geef dan een reactie op deze blog of stuur dan een email naar martijn@datareported.nl.

 

De volgende blog gaat over “Tekst en Waarde“.